Desarrollar un proyecto colaborativo en el que participen varios compañeros de trabajo, estudiantes, emprendedores o bloggers no es una tarea sencilla. Por naturaleza, los seres humanos tendemos a creer que tenemos una visión exacta y objetiva de todo lo que nos rodea, cuando lo cierto es que cada uno de nosotros vemos el mundo a través de una especie de “lente abstracta” construida a lo largo de los años a base de principios, valores, creencias, prejuicios, influencias sociales, etc.
A veces, tratar de poner en común distintos puntos de vista con el objetivo de trabajar sobre una misma idea puede ocasionar diversos malentendidos, desacuerdos o frustraciones que actúen como detonante del abandono del proyecto, incluso antes del lanzamiento inicial del mismo. Llevando a la práctica una serie de pautas y haciendo de la planificación tu mejor aliada, conseguirás evitar que esto ocurra a pesar de que el grupo de trabajo, blog, sitio web, o la asociación estén constituidos por personas que tengan formas de pensar totalmente opuestas:
- Nunca empieces desde cero. Te recomiendo que antes de exponer la idea al resto del grupo, dispongas de una base sólida y de varias alternativas posibles sobre las que comenzar a trabajar en común.
- Establece las directrices básicas de actuación. Describe las líneas generales de acción, las fuentes de financiación, la finalidad o la definición de la idea y las metas y objetivos a alcanzar a largo plazo (más de 1 año)
- Marca los objetivos a corto plazo en función de las metas indicadas en el apartado anterior y los propósitos que te llevaron a iniciar el proyecto, de forma que pequeñas recompensas te ayuden a lograr poco a poco los resultados finales y a construir tu “obra maestra conjunta”.
- Sé un líder incuestionable. Familia, empresa, estado… Hay una cosa que estos agentes económicos tienen en común: la necesidad de liderazgo. A pesar de que la toma de decisiones se realice de forma democrática, tu grupo también requerirá de un líder que dirija la actuación, promueva iniciativas, decida sobre ciertas cuestiones de vital importancia y tome las riendas del grupo.
- Rodéate de un buen equipo, sea cual sea su formación profesional o nivel de estudios, que esté dispuesto a trabajar, a dedicarle tiempo al grupo y a comprometerse con los resultados.
- ¡Delega!. A veces los deseos de conseguir algo hacen que uno se adjudique todas las tareas y trabaje por encima de sus límites. No tengas miedo en delegar el trabajo y asigna una o varias funciones a los distintos colaboradores, de forma que no se conviertan en meros recaderos ni se desaproveche su potencial.
- Aclara las expectativas. Asegúrate de que todos y cada uno de los miembros tengan un conocimiento inequívoco sobre la finalidad del proyecto, así como sobre sus funciones y los objetivos previstos.
- Organízate. Guarda y recopila todos los documentos generados en archivos accesibles a los distintos participantes y haz copias de seguridad. Anota los eventos en un calendario, las direcciones de contacto, solicitudes, sugerencias del grupo, ideas anexas, campañas…
- Utiliza herramientas de carácter colaborativo. Con las primeras, me refiero a aquellas que te permitan desarrollar todo lo anterior en un espacio único online, asegurando la participación del resto del equipo en el mismo. Por ejemplo: Google Groups, Project2Manage, Basecamp, Proworkflow, 5pm, Comindwork, Qtask, ActiveCollab, Zoho Projects, Wrike, DeskAway o Liquid Planner.
- Aprovecha las posibilidades de las redes sociales y los servicios web. Twitter, Facebook, Linkedin, Flickr, Youtube, Delicious, Stumble Upon… los beneficios que estos servicios pueden aportar a la consolidación y promoción del proyecto no tienen precio.
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